Hyland OnBase
Front Office Scanning

OnBase Modul: Front Office Scanning

 

Grundlagen

Das OnBase® Front Office Scanning Modul ist eine webbasierende Scanlösung für Organisationen, die dezentrale Büros ohne einenständig verfügbaren Hochleistungsinternetzugang oder WAN Verbindung haben. Eine typische Konstellation besteht aus einer Vielzahl von Anfrage- oder Erfassungsstationen und einem einzelnen Scan Arbeitsplatz. Die Arbeitsplätze besitzen keine installierten Scanner und benötigen weder lokale Installationen der OnBase® Client Software noch irgendwelche zusätzlichen Web- oder Datenbank-Verbindungen. Viele lokale Arbeitsplätze können Scanjobs an einen einzelnen Front-Office Scan Arbeitsplatz senden, der z.B. mit einem TWAIN Scanner ausgerüstet ist.

 

Funktionsweise

Das Front Office Scanning Modul nutzt den Application Enabler bei den anfragenden Stationen, um Index-Stichwörter von einerfreigegebenen Geschäftsanwendung zu übernehmen und innerhalb eines lokalen Netzwerkes an eine Scankonsole zu senden. Dabei gehen dort alle Anfragen ein, die von den verschiedenen Arbeitsplätzen aus gesendet wurden. Die Scannkonsole liest die Stichwörter und bietet sie dem Anwender zur Auswahl an. Dieser kann die Stichwortsätze auswählen und scannt dann die entsprechenden Dokumente. Nach dem Scan werden die Bilddatendateien zusammen mit den zugehörigen Schlagwörtern abgespeichert. Sobald eine aktive Verbindung zu einem OnBase® Web Server vorhanden ist, lädt die Scankonsole alle zwischengespeicherten Dokumente und zugehörigen Schlagwörter in den OnBase® Server.

 

Der Bildschirm der Scankonsole kann den Bedürfnissen des Benutzers angepasst werden und bietet eine einfache und leicht bedienbare Oberfläche.

 

Profitieren Sie davon!

Die Funktionalitäten des Front Office Scanning Moduls unterstützen dezentrale Büros oder Abteilungen, Dokumente dezentral zu scannen aber zentral zu archivieren. Büros mit einer Erfassungsfunktion, in der viele Anwender diese Funktion von einem Abteilungsbereich aus ausüben, sind besonders geeignet für Front Office Scanning. Gescannte Dokumente und Indexinformationen werden sicher zwischen gespeichert, bis die Verbindung zu einem OnBase® Web Server aktiv ist. Weiterhin benötigt nicht jeder Anwender, der einen Scanjob auslöst, einen eigenen Scanner, so dass der üblicherweise knappe Arbeitsplatz frei bleiben kann.

Technische Merkmale

  • keine Verbindung zur Datenbank notwendig
  • weder die anfragenden bzw. erfassenden Arbeitsplätze noch die Scankonsole benötigen einen OnBase® Client oder einen OnBase® Web Client
  • Möglichkeit der automatischen Indizierung durch den (optionalen) Hyland Application Enabler mit Daten aus anderen Anwendungen erfolgen
  • die Scankonsole kann für den Anwender konfiguriert werden

 

Vorteile & Nutzen

  • Viele erfassende Stationen können Scanjobs von einer einzelnen Front Office Scankonsole anfordern an dem ein TWAIN Scanner angeschlossen ist
  • Hochladen von externen Standorten über einen OnBase® Web Server von einem einzelnen Scann-Arbeitsplatz
  • Spart Schreibtischfläche und Gerätekosten an den Arbeitsplätzen
  • Verbesserung der Qualität
  • Einfache Einarbeitung der Sachbearbeiter

 

Systemvoraussetzungen

  • OnBase Front Office Scanning
  • OnBase Application Enabler
  • TWAIN Scanner
  • OnBase Web Server ab Version 4.3.7.x
  • ab Internet Information Server 4
  • Client/Workstation/Server, ab Windows 2000, XP
  • Unterstützte SQL Datenbank : ab MS SQL Server 7/2000, Oracle 8+, Sybase SQL Server 11.5, Sybase SQL Anywhere 5.5.04/7.0.1

Produktbroschüre

OnBase Modul: Front Office Scanning
OnBase Modul: Front Office Scanning