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eebos Personnel File Archive

Work more efficiently with the electronic eebos Personnel File Archive
– even in home office

Das eebos Personalakten-Archiv beschleunigt die Vorgänge ihrer Personalabteilung. Über Berechtigungsprofile gesteuert, greifen die Mitarbeiter der Personalabteilung ortsunabhängig und bei Bedarf gleichzeitig auf die ihnen zugeordneten Inhalte zu.

Mithilfe von Suchfunktionen lässt sich jedes Dokument auf Anhieb finden. Da alle Daten zentral gespeichert werden, verbessern sich die Arbeitsabläufe, wie beispielsweise abteilungsinterne oder -übergreifende Freigabeprozesse. Zudem sind die Akten jederzeit vollständig und aktuell.

Ihre Vorteile

Zentrale Verwaltung

Mit der digitalen Personalakte verabschieden Sie sich von der Dokumentenpflege an mehreren Orten und von Schattenakten, die in Schubladen schlummern.

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Vollständiger Überblick

Dank der Auswertung nach Pflichtdokumenten erhalten Sie eine Übersicht über bereits abgelegte oder fehlende Unterlagen.
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Einfache Zuordnung

Vertragsunterlagen, Vereinbarungen oder Beurteilungen hinterlegen Sie bequem per Drag-and-drop-Funktion in den Stammdaten der Mitarbeiter.

Strukturierte Ablage

Sie definieren Ihre individuelle Ablagestruktur und sortieren alle Schriftstücke über Register oder nach Dokumententypen.

ERFASSEN

Erfassen Sie alle wichtigen Inhalte (z. B. Personalakten oder Informationen bezüglich der Sozialleistungen) und das von jedem Standort aus.

ZUGREIFEN

HR-Dokumente können von allen berechtigten Personen, von jedem Standort aus, abgerufen werden. Greifen Sie mit bis zu zehn berechtigten Mitarbeitern auf das eebos Personalakten Archiv gleichzeitig zu.

VERWALTEN

Verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Daten, Dokumente und Prozesse. Mit dem eebos Personalakten-Archiv bewegen sich Ihre Informationen leicht durch Ihr Unternehmen.

INTEGRIEREN

Die Inhalte aus dem eebos Personalakten-Archiv lassen sich nahtlos in MS Office integriert. Inhalte stehen nicht nur innerhalb des Personalakten-Archivs zur Verfügung, sondern können auch direkt über MS Office Applikationen geöffnet und daraus im Archiv gespeichert werden.

ANALYSIEREN

Nutzen Sie Ihr eebos Personalakten-Archiv, um Informationen und Tätigkeiten zu kontrollieren und darüber zu berichten. So sind Sie stets auf jede Prüfung gut vorbereitet.

ARCHIVIEREN

Speichern und schützen Sie Inhalte während des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus mit integrierter Datenredundanz.

Lassen Sie Inhalte auf Wunsch automatisch am Ablaufdatum löschen, um die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen zu erfüllen

Personaldokumente einfach elektronisch unterzeichnen, verarbeiten und versenden

Integrieren Sie jetzt DocuSign in ihre Arbeitsabläufe

Die Lösung

Der Startbildschirm

Auf der persönlichen Startseite besteht die Möglichkeit persönliche Kacheln anzulegen, über die direkt in häufig genutzte Ordner, Dokumentensuchen oder Formulare gewechselt werden kann.

Dynamische Ordnerstruktur

Die Ordnerstruktur im eebos Personalakten-Archiv wird dynamisch erstellt, d.h. sobald ein Dokument archiviert ist, wird es auf Basis der Verschlagwortung nach einem vordefinierten Schema benannt und in dem zugewiesenen Ordner dargestellt. Ist der Ordner noch nicht vorhanden, wird dieser automatisch erstellt.

Die dynamische Ordnerstruktur ermöglicht es zusätzlich, das Dokument in verschiedenen Ordnern abzulegen / darzustellen und es dennoch nur einmal zu archivieren.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass unterschiedlich berechtigte Mitarbeiter im selben Ordner eine unterschiedliche Anzahl von Dokumenten angezeigt bekommen können, abhängig von Ihrer Berechtigungsstufe.

Verschiedene Notiz- und Stempelmöglichkeiten

An jedem Dokument können verschiedene Notizen, Anmerkungen und Stempel hinterlegt werden.

Auf (gescannten) Bild-Dokumenten können die Notizen und Stempel positionsecht dargestellt werden.

Bei allen anderen Dokumententypen werden die Notizen in einer übersichtlichen Liste neben dem Dokument aufgelistet

Querverweise zwischen Dokumenten

Dokumente die logisch mit einander in Zusammenhang stehen, werden über Querverweise direkt zusammen dargestellt, so dass der berechtigte Benutzer direkt darauf zugreifen kann, ohne in andere Ordner wechseln, oder neu suchen zu müssen.

Microsoft Office Integration

MS Office Dokumente, z.B. im Entstehungsprozess, können direkt im eebos Personalakten-Archiv bearbeitet
und archiviert werden.

So steht allen berechtigten Personen stets die aktuellste Version zur Verfügung.

Dokumentenhistorie

Berechtigte Personen haben einen genauen Überblick über die Dokumentenhistorie.

So ist jederzeit vollständig nachvollziehbar, wann, was, von wem, mit welchem Dokument geschehen ist.

Versionsverlauf

Über den Versionsverlauf von Dokumenten und Formularen kann sich der berechtigte Benutzer Informationen über den Entstehungsprozess eines Dokumentes beschaffen und auch frühere Versionen bei Bedarf öffnen.

Verwaltung von Aufbewahrungsfristen

Das eebos Personalakten-Archiv kann die Aufbewahrung aller zugehörigen Geschäftsunterlagen einer Akte überwachen.

Der Aufbewahrungszyklus einer Personalakte wird durch ein Ereignis (oder den Zeitablauf) ausgelöst.

Das eebos Personalakten-Archiv bietet Löschzeiträume, Aufbewahrungspläne und mehrere Vernichtungsoptionen, natürlich auch eine Ausnahmebehandlung.

Ihr Kontakt

Mit dem eebos Personalakten-Archiv wird das digitale Büro Realität: Entdecken Sie die Vorteile im täglichen Umgang und kontaktieren Sie uns für eine kurze Web-Demo.

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