Case Study Telekommunikation
Milliardendollar Medienunternehmen

Workflow der Kreditorenbuchhaltung erfüllt Anforderungen des Zentrums für gemeinsame Dienste

 

Um Millionen von Kunden bedienen zu können, tätigt ein milliardenschwerer Medienriese Geschäfte mit Tausenden von Lieferanten und verarbeitet mehr als eine Million Rechnungen pro Jahr. Mit einer Initiative zur Verbesserung der fnanziellen Transparenz und der Arbeitsprozesse und zur Nutzung der Größenvorteile, wechselte das Unternehmen von der Kreditorenbuchhaltung an verteilten Standorten zu einem Modell mit gemeinsamen Diensten, das für 55 Geschäftseinheiten zuständig ist.

 

Zum Wechsel gehörte auch die Einführung der PeopleSoft® 8 ERP-Software (Planung von Unternehmensressourcen) und OnBase®, eine von Hyland Software, Inc. entwickelte Software der Enterprise-Klasse, die integriertes Dokumentenmanagment, Business-Process- Management und Records-Management in einer einzigen, webbasierten Anwendung vereint. Zu Beginn wurde OnBase als leicht zugängliches Repository zur Archivierung von Rechnungsbildern verwendet, nachdem diese bearbeitet wurden. Mittlerweile wird OnBase jedoch zur Rationalisierung von Verfahren mithilfe eines automatisierten Workfows und der Integration mit der unternehmenskritischen PeopleSoft-Anwendung eingesetzt. OnBase wird von hunderten Concurrent und über 40 Named Usern verwendet.

OnBase-Peoplesoft-Integration rationalisiert die Rechnungsbearbeitung

 

Jeden Monat gehen am Standort für gemeinsame Dienste schätzungsweise 95.000 Rechnungen von 43.000 aktiven, 20.000 regelmäßigen und zahllosen weiteren Lieferanten ein. Die Rechnungen werden, basierend auf deren geografischer Herkunft, stapelweise sortiert. Mithilfe von Patch-Code- Trennblättern zur Kennzeichnung der Stapel werden die Rechnungen mit zwei Eastman Kodak® 3520-Dokumentenscannern eingescannt. OnBase Workfow leitet die Rechnungsbilder dann an die entsprechenden Mitarbeiter zur Dateneingabe weiter.

 

Jeden Morgen treffen sich die fünf Gebietsleiter, um die Arbeitslast zu bestimmen und die Arbeit effizient zu verteilen. Mithilfe des OnBase Application Enablers können Mitarbeiter für die Dateneingabe das PeopleSoft-Transaktionsfenster und das Rechnungsbild gleichzeitig ansehen. Dadurch können sie die Felder in PeopleSoft mit den Rechnungsinformationen vervollständigen. In einigen Fällen sind Speed-Charts in PeopleSoft verfügbar, um eine Verteilungscodierung bereitzustellen. Nach Eingabe der Informationen in PeopleSoft paust OnBase die für die Attributwerte verwendeten Felder ab und indexiert das Rechnungsbild automatisch.

 

Abhängig von der Vollständigkeit der Daten, von den Richtlinien für diese Abteilung und von anderen Faktoren können Sachbearbeiter die Rechnung an die entsprechende Workfow- Queue weiterleiten. Wenn eine Rechnung beispielsweise den richtigen Kriterien entspricht und mit der Bestellung übereinstimmt, kann der Sachbearbeiter die Zahlung veranlassen und die Rechnung an die Abteilung für Qualitätssicherung weiterleiten, was der letzte Schritt für alle Rechnungen ist. Zusätzlich zur Überprüfung der relevanten Datenfelder, können Mitarbeiter der Qualitätssicherung den Dokumentverlauf ansehen und prüfen, ob Verfahren richtig befolgt wurden.

 

Die meisten Rechnungen erfordern eine Art Genehmigungsvorgang. OnBase unterstützt jede Abteilung bei der Festlegung des entsprechenden Vorgangs. Wenn eine Ausnahme auftritt (z. B. Bestellung und Rechnung passen nicht zusammen, der Lieferant ist nicht im System gespeichert, das Bild muss neu eingescannt werden, usw.), sendet der Sachbearbeiter die Rechnung an die entsprechende Benutzergruppe zur Problemlösung. Wenn Änderungen vorgenommen werden, um eine Ausnahme zu korrigieren (wenn eine Rechnung z. B. der falschen Abteilung zugewiesen wurde), kommuniziert OnBase mit PeopleSoft, um die Änderungen vorzunehmen.

 

Eine abgezeichnete Rechnung kann anschließend an die entsprechenden Benutzer zur Genehmigung weitergeleitet werden. Das Unternehmen hat sich dazu entschlossen, die Weiterleitung entsprechend der Verteilungszeile und nicht des Rechnungskopfes vorzunehmen. Dadurch kann eine bestimme Rechnung durch mehrere Sachbearbeiter und zusätzlich auf unterschiedlichen Ebenen genehmigt werden. Auf jeder Genehmigungsebene unterstützt OnBase Workflow das parallele Weiterleiten, wobei die Konfiguration des Unternehmens bis zu 11 Genehmigungsebenen unterstützt. Administratoren der verschiedenen Abteilungen können individuelle Benutzerrechte einrichten sowie Rechte global zuweisen, wenn sich der Verantwortungsbereich des Mitarbeiters verändert. Es befnden sich durchschnittlich 4.000 bis 5.000 Rechnungen in der Queue der Abteilung. Benutzer mit den entsprechenden Rechten können den gesamten Workfow-Prozess einsehen, um herauszufnden, wo sich die Arbeitslast befndet, und um potenzielle Probleme aufzudecken. Abteilungsleiter erhalten auch allgemeine oder detaillierte, tägliche Berichte, die auf den Verarbeitungsstatus hinweisen. Aus ihnen geht außerdem hervor, wieviele Dokumente sich in den Queues befnden und seit wann sie in der Queue sind.

 

Wenn ein Mitarbeiter mit Genehmigungsfunktion nicht innerhalb von drei Tagen auf die Rechnung reagiert, wird ein zuvor als Ersatz bestimmter Mitarbeiter benachrichtigt. Dieser unterstützende Mitarbeiter kann als Teil der Standardkonfgurationsregeln der Abteilung oder auf Dokumentebene zugewiesen werden. Im OnBase Workfow gibt es 2.632 potenzielle Mitarbeiter mit Genehmigungsfunktion, während zu jeder beliebigen Zeit durchschnittlich 5.000 Rechnungen in der Genehmigungsqueue sind. Abhängig von den Regeln, die von den einzelnen Abteilungen festgelegt wurden, können Rechnungen auch unterschiedlichen Prioritätsstufen zugewiesen werden. Das OnBase-Repository ist jedoch nicht nur auf Rechnungen begrenzt. Durch PeopleSoft® erstellte Kostenberichte und eingescannte Belege sowie Dokumente aus Altsystemen werden mithilfe des OnBase Document Import Processors auch in OnBase gespeichert. Diese Dokumente können nahezu unmittelbar für interne Untersuchungen, externe Rechnungsprüfungen oder zu anderen Zwecken vom zentralen Speicher abgerufen werden.

Flexibles Content-Tool verbessert die interne Kontrolle und erhöht Skonti


Dank der Flexibilität von OnBase bezüglich Verwaltung und Konfguration können die internen IT-Mitarbeiter fast alle Verbesserungsvorschläge von Benutzern umsetzen. Aufgrund der einfachen Anwendung sind OnBase-Module, einschließlich Workfow und Application Enabler, per Mausklick konfigurierbar. OnBase unterstützt auch die Erstellung einer zentralisierten Lösung, um die Anforderungen des Modells mit gemeinsamen Diensten zu erfüllen, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Präferenzen der einzelnen Geschäftseinheiten zu berücksichtigen. Die OnBase-Benutzeroberfläche ist ähnlich fexibel. „Wenn Sie sich in unserer Abteilung umsehen, dann finden Sie wahrscheinlich kaum zwei Sachbearbeiter mit dem gleichen Bildschirm“, erläutert der Mitarbeiter, der die Lösung überwacht. „Mitarbeiter der Abteilung für Qualitätssicherung erledigen ihre Arbeiten z. B. auf unterschiedliche Art und Weise. Mit OnBase können sie den Bildschirm so ändern, wie sie am besten arbeiten können.“

 

Mithilfe von OnBase wurde auch die Geschwindigkeit erhöht, mit der Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Zusätzlich zur „weichen“ Rentabilität, wie z. B. dass Lieferantenanfragen schneller beantwortet werden können, wurden die Bearbeitungszeiten auf durchschnittlich sieben Tage reduziert. Diese Zeit kann wahrscheinlich noch weiter verkürzt werden, sobald die Verarbeitungssoftware für unstrukturierte Formulare in einigen Monaten eingeführt wird. Demzufolge holt das Unternehmen nach 10 Monaten bis zu 93 Prozent an Skonti von Lieferanten ein. Im Gegensatz dazu waren es 80 bis 85 Prozent bei der Verwendung des alten Systems. Obwohl die vollständige Lösung nicht das gesamte Jahr über in Betrieb war, wurde der Betrag, der im Jahr 2004 für Skonti eingeholt wird, auf 13 Millionen US-Dollar geschätzt.

 

In OnBase können Ableitungsleiter den gesamten Genehmigungspfad und -verlauf einer Rechnung verfolgen, die Leistung des Mitarbeiters überwachen und durchgeführte Vorgänge überprüfen. In der Zukunft wird diese Funktion dahingehend verbessert, dass die noch durchzuführenden Vorgänge und der Rechnungsstatus im Workfow-Prozess in einer einzigen Ansicht angezeigt werden. Kurz gesagt, werden alle Rechnungen berücksichtigt, unabhängig davon, wer diese überprüfen muss. „Vor der Einführung von OnBase war dies ein schwarzes Loch“, sagt die Projektleitung.

 

Aufgrund der verbesserten Transparenz und der schnelleren Verarbeitung wurden auch die „harten“ Kosten reduziert. Das bessere Verständnis über ausstehende Zahlungen führte beispielsweise zu einem Rückgang der Scheckausdrucke und verarbeiteten ACH-Transaktionen (ACH: automatisierte Abrechnungsstellen). Auf 92 Rechnungen kommen ca. 44 ausgestellte Schecks.

 

In der aktuellen Geschäftsumgebung ist jedoch vor allem bei börsennotierten Unternehmen das Verfolgen und Überwachen von Geschäftsprozessen genauso wichtig wie deren Rationalisierung. Die OnBase-Lösung hat interne Kontrollen und Genehmigungsprozesse gestärkt, was für die Einhaltung der Bestimmungen des Sarbanes-Oxley- Acts entscheidend ist. Bei der Bestimmung von Abgrenzungsposten, können Benutzer nach allem, wofür ein Beleg vorhanden ist, eine Suchabfrage mithilfe von PeopleSoft durchführen. Zusätzlich können sie auch OnBase nutzen, um nach Abgrenzungsposten zu suchen, für die es noch keinen Beleg gibt.

 

„Vizepräsidenten und Abteilungsleiter kennen die Darstellung, weil sie jetzt die Daten auf einer gemeinsamen Basis haben“, erklärt der Projektleiter. „Und wir wissen, wo sich unsere Rechnungen befnden.“

Case Study

Case Study: Flexibles Content-Tool verbessert die interne Kontrolle und erhöht Skonti

Auf einen Blick

Mittels der Integration von OnBase®-Content- Management und Workflow zusammen mit der PeopleSoft® 8 ERP-Software (Planung von Unternehmensressourcen) konnte eines der größten US-amerikanischen Medienunternehmen die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung für mehr als 50 Geschäftseinheiten rationalisieren und gleichzeitig die Transparenz und Effektivität der internen Kontrolle erhöhen.

Vorteile

• Verbessert die Möglichkeit, mehr Skonti zu erhalten, um mindestens 10%

• Unterstützt individuelle Präferenzen von Abteilungen und Benutzern

• Verstärkt die interne Kontrolle und Genehmigungsvorgänge sowie die Möglichkeit, diese zu verfolgen

• Verbessert die Fähigkeit, Risiken und Abgrenzungsposten zu bestimmen

Einsatzbereich

• Kreditorenbuchhaltung

zus. Produktintegrationen

• PeopleSoft 8 ERP-Software

• Eastman Kodak 3520-Dokumentenscanner