Hersteller nutzt OnBase zur Verbesserung des Rechnungsflusses

 

Als einer der weltweit größten Hersteller von Sanitärprodukten und Nummer 1 in Nordamerika im  Bereich  Armaturen  hat  Moen  Incorporated seinen  Erfolg  kontinuierlicher  Innovation  und Produktverbesserungen zu verdanken. Moen gehört zu  Fortune  Brands,  Inc.,  einem  Unternehmen mit  führenden  Warenzeichen,  wie  zum  Beispiel Aristokraft, Omega, Diamond und Schrock Schränke, Therma-Tru  Türsysteme,  Simonton  Fenster  und Master-Lock  Sicherheitsprodukte.  Neben  der Einführung von Einhandmischbatterien ist Moen in der Sanitärbranche für seine Neueinführungen bekannt,  wie  zum  Beispiel  die  Einführung  des Kartuschensystems ohne Dichtungsring, welches Ventilsitze  und  Dichtungsringe  ersetzt  und  die Wartung der Armatur erleichtert.

 

Der Antrieb zur Effizienzsteigerung und zu kontinuierlichen Verbesserungen in der Produktentwicklung erstreckt sich über alle Geschäftsbereiche des Unternehmens. Dies regte Moen dazu an, SAP als ERP-Plattform einzusetzen und zu untersuchen, wie ergänzende Technologien die Effizienz noch mehr steigern können. Die erste Implementierung von OnBase hat in der Kreditorenbuchhaltung seither ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem für die Auftragserfassung ersetzt und wurde auch auf andere Abteilungen wie Versand und Debitorenbuchhaltung ausgeweitet.

 

Vor der Einführung von OnBase wurden die nordamerikanischen Rechnungen von Moen an drei einzelnen Standorten in North Carolina, Nevada, Pennsylvania und Ohio manuell verarbeitet und in das SAP-System, das seit 1997 in Betrieb ist, eingegeben. Im Falle von Diskrepanzen oder Fragen wurde der Rechnung ein orangefarbenes Problemlösungsformular angehängt und durch das interne Nachrichtensystem geleitet. Dieser Vorgang war sehr zeitaufwendig, schwer zu überwachen und verzögerte Zahlungen um Wochen. Um den Vorgang besser kontrollieren und überwachen zu können, wollte Moen die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung an einem einzigen Standort in Elyria, einem Vorort von Cleveland in Ohio, zentralisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, musste das Weiterleiten der Rechnungen und der Problemlösungsformulare durch einen elektronischen Geschäftsprozess ersetzt und in das SAP-System eingebunden werden.

 

Terry Craig, IT-Direktor bei Moen, begann gleichzeitig mit dieser Initiative, die Technologieanforderungen der Kreditorenbuchhaltung zu beurteilen. Zusätzlich wertete er zahlreiche Anbieter von Document-Imaging-Systemen aus, die einige der Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung, einschließlich Vertrauen in Papier und das Risiko von Dokumentenverlust, meistern konnten. Mithilfe einer elektronischen Dokumentenmanagementlösung könnten die Geschäftsabteilungen außerdem alte Rechnungen praktisch von jedem Standort aus ohne den damit verbundenen Arbeits- und Kostenaufwand überprüfen, der durch das Herausnehmen einer Rechnung aus einem Ordner und durch das Kopieren und Versenden der Rechnung entsteht.

 

Nachdem mehrere Software- und Lösungsanbieter untersucht wurden, entschied sich Moen für OnBase. Diese Software der Enterprise-Klasse kombiniert ein integriertes Dokumentenmanagement, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und das Records-Management in einer einzigen Anwendung. OnBase wurde aufgrund der geringen Einführungskosten, der einfachen Implementierung und der Verfügbarkeit des Supports vor Ort ausgewählt. Der wichtigste Faktor bei der Auswahl war vielleicht aber die Einfachheit mit der OnBase mithilfe des Moduls OnBase Application Enabler mit SAP integriert werden kann. Der per Mausklick konfigurierbare Application Enabler kann praktisch jede Windows®-basierte Geschäftsbereichsanwendung für Imaging aktivieren. Somit können Anwender aus der Transaktionsanwendung heraus auf Dokumente im OnBase-Repository zugreifen, Barcodes generieren und Daten abrufen, die für das automatische Indexieren notwendig sind.

 

„Der Application Enabler hat uns überzeugt“, bestätigt Craig. „Wir sind ein Windows-basiertes Unternehmen, und der Application Enabler kann viel leichter als andere Lösungen eingebunden werden. Wir haben unseren Technikern gezeigt, wie schnell das geht, und einen Bildschirm in nur 15 Minuten aktiviert. Sie waren verblüfft.“

 

Workflow rationalisiert die Rechnungs- verarbeitung

Seitdem Moen die zentralisierte OnBase-Kreditorenbuchhaltungslösung implementiert hat, senden alle Lieferanten ihre Rechnungen an die Niederlassung in Elyria. Jeden Tag werden ca. 1.000 Rechnungen entsprechend vordefinierten Kategorien sortiert. Diese Kategorien spiegeln die Aufgaben der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung wider und werden zu Scan-Queues. Nach dem Einscannen werden die Rechnungen automatisch an die entsprechenden  Mitarbeiter weitergeleitet. Mithilfe von Dualbildschirmen vergleichen die Mitarbeiter das Rechnungsbild mit der in SAP erstellten Bestellung. Wenn die Beträge übereinstimmen, führt der Mitarbeiter der Kreditorenabteilung die Zahlung durch. Das Rechnungsbild wird anschließend im OnBase-Repository abgelegt. Die Indexwerte werden direkt vom SAP-Bildschirm abgerufen.

 

Wenn es zwischen der Bestellung und der Rechnung Diskrepanzen gibt, startet der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung einen automatisierten Workflow, der eine E-Mail an die verantwortliche Person sendet, um den Zahlungsstatus abzufragen. Die E-Mail enthält einen Link zu OnBase und öffnet ein elektronisches OnBase-Formular, welches das zuvor verwendete Problemlösungsformular ersetzt. 

 

OnBase hat den Vorgang der Rechnungsbegleichung erheblich rationalisiert. Probleme können somit schneller gelöst werden, während der Problemstatus mit weniger Arbeitsaufwand abgerufen werden kann. Im Vergleich zum ersten Halbjahr 2003 konnte laut Wendy J. Cambarare, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung bei Moen, der Verarbeitungsrückstand der Rechnungen im ersten Halbjahr 2004 um 50 % reduziert werden. „Einer der Hauptgründe dafür ist die Transparenz zu den ausstehenden Rechnungen, die durch das OnBase-Imaging-System entsteht“, erklärt sie. „Alle Rechnungen werden noch am Empfangstag in das System eingescannt und an die entsprechenden Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.“

 

Im manuellen System verwendeten die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung ein Arbeitsblatt, um den Standort und den Fortschritt einer Problemlösungsanfrage zu verfolgen. Sie mussten andere Mitarbeiter anrufen, um Erinnerungen zu senden oder um das Verfolgungsblatt aktualisieren zu lassen. OnBase Workflow ist so konfiguriert, dass jeder Verantwortliche in regelmäßigen Abständen per E-Mail aufgefordert wird, Informationen zu übermitteln, bis das elektronische Formular empfangen wird.

 

Mit dem alten, papiergebundenen System war es nahezu unmöglich, ein verlorenes Dokument wiederzufinden. OnBase Workflow bietet eine einfach zu lesende Benutzeroberfläche zum Anzeigen von Workflow-Queues und zum Erkennen von Engpässen. Mit OnBase können die Mitarbeiter von Moen leichter Informationen austauschen. Vor der Einführung von OnBase erhielt die Kreditorenbuchhaltung beispielsweise häufig Anfragen zu überfälligen Rechnungen. Anstatt einen Mitarbeiter mit dem Suchen, Kopieren und internen Versenden eines Dokuments zu beauftragen, können autorisierte Benutzer das Dokument selbst über den Webbrowser suchen.

 

Craig bekräftigt, dass die Zentralisierung der Prozesse der Kreditorenbuchhaltung hinsichtlich der Verwaltung den gewünschten Erfolg erzielte. Durch den Einsatz von OnBase konnten die am Hauptstandort bereits beschäftigten Mitarbeiter das gesamte Volumen abwickeln, ohne die Stellen an anderen Standorten mit neuen Mitarbeitern füllen zu müssen. Außerdem verlief der Übergang reibungslos. Aufgrund des intuitiven Designs von OnBase und der bereits erworbenen Fähigkeiten mit SAP, mussten die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung nicht zusätzlich eingearbeitet werden, sondern eine kurze PowerPoint®-Präsentation reichte aus.

 

Zusätzlich zur Zufriedenheit mit OnBase hinsichtlich der Technik, ist Moen auch vom Service begeistert, den Hyland Software bietet. Nur wenige Monate nach der Implementierung von OnBase umfasste ein SAP-Upgrade beispielsweise einen neu formatierten Bildschirm, der sich auf die bestehende Konfiguration des Application Enablers auswirkte. Da das IT-Personal von Moen mit der Konfiguration von Application Enabler noch nicht vollständig vertraut war, war der Betrieb der Kreditorenbuchhaltung praktisch stillgelegt. „Hyland hat noch am selben Nachmittag einen Techniker geschickt. In nur 2 bis 3 Stunden war das System wieder voll betriebsfähig“, berichtet Craig.

 

Eine leichter zu bedienende, zuverlässigere und SAP-zertifizierte Lösung zur Eingabe von Bestellungen

Schon mehrere Jahre vor der Einführung von OnBase hatte Moen eine andere Document- Imaging-Lösung zur Eingabe von Bestellungen in der Kreditorenbuchhaltung implementiert. Die Ergebnisse erfüllten jedoch keineswegs die Erwartungen. „Der Vorgang funktionierte zwar, die Technologie machte aber Probleme“, erläutert Eric Schultz, Systemanalytiker III und OnBase-Administrator bei Moen. Das System ist oft ausgefallen, und ein Upgrade musste in Betracht gezogen werden. „Schließlich war die Implementierung von OnBase nicht kosten- oder arbeitsaufwendiger als ein Upgrade der vorhandenen Lösung. Durch die Standardisierung auf OnBase entfiel auch die Notwendigkeit eines zusätzlichen Systems.“

 

Die etliche hundert papiergebundenen Bestellungen, die Moen von kleinen bis mittelgroßen Kunden erhält, werden mithilfe der Archivierungsmethode „Spätes Ablegen“ verarbeitet. Bevor die Dokumente eingescannt werden, bringen die Mitarbeiter einen Barcode-Aufkleber auf der Bestellung an und geben Details der Bestellung und die Barcode- Nummer in SAP ein. Der OnBase Connector 2.0 mit SAP-Zertifizierung für die Verwendung mit SAP ArchiveLink® ist ein Modul, das eine bessere Integration in OnBase bietet als der Application Enabler. Es verknüpft die mit Barcode versehenen Dokumente mit dem entsprechenden Kundenbildschirm in SAP. Demzufolge können die Mitarbeiter des Kundendienstes sofort die entsprechenden Dokumente einfach durch einen Klick auf ein Büroklammersymbol im oberen Bildschirm abrufen. Diese Lösung steht allen SAP- Benutzern bei Moen zur Verfügung, damit auch untergeordnete Benutzer dieser Dokumente schnell und einfach auf diese zugreifen können.

 

Schultz berichtet, dass, zusätzlich zur verbesserten Laufzeit, der Scanvorgang mithilfe von OnBase auch einfacher ist. Es sind weniger manuelle Schritte nötig. Weil die Dokumente innerhalb weniger Minuten nach der Festschreibung abrufbar sind, stehen sie viel schneller zur Verfügung als bei der alten Lösung, mit welcher das Bereitstellen eines Dokuments bis zu 72 Stunden dauern konnte.

 

Von einer Lösung für eine einzelne Abteilung zum unternehmensweiten Standard

OnBase wird in verschiedenen Bereichen als unternehmensweiter Standard eingesetzt, während weitere Lösungen in der Entwicklung sind. Die Versandabteilung scannt beispielsweise Verträge mit Transportunternehmen sowie Änderungen und Nachträge ein. In der Vergangenheit mussten diese Dokumente an entfernten Standorten kopiert und zum Firmensitz gesandt werden, wo die Kopien in Ordnern aufbewahrt wurden. Die Verteilungszentren in North Carolina und Las Vegas scannen einen Teil ihrer Frachtbriefe ein. In der Vergangenheit mussten diese auch kopiert und archiviert werden. Weitere Kopien mussten per Post zugesandt werden, um Anfragen zu beantworten.

 

Die Buchhaltung hat eine OnBase-Lösung zum Imaging von Verträgen eingeführt, um die Compliance-Initiativen zu unterstützen. Darüber hinaus ist die Debitorenbuchhaltung dabei, eine Lösung zum Scannen von Gutschriften, Lastschriften, Retouren und anderen Dokumenten einzuführen, von denen einige mit ihren entsprechenden SAP-Transaktionen verknüpft sind.

 

Die Hersteller von OnBase verfolgen wie Moen eine langfristige Produktstrategie. Diese umfasst einen dauerhaften Kundendienst und das Engagement, flexible Lösungen zu entwickeln, die leicht vom taktischen Einsatz bis zu unternehmensweiten Initiativen skaliert werden können. Moen erkannte diesen Wertbeitrag während einer kürzlich stattgefundenen Disaster-Recovery-Überprüfung. „OnBase gilt offiziell als eine Tier-One-Lösung“, sagt Schultz. „Da OnBase bereits ein wesentlicher Bestandteil in den Abteilungen ist, in denen es bisher eingesetzt wurde, verlässt man sich darauf, dass OnBase die Geschäftsvorgänge aufrechterhält.“

Case Study: Moen Inc.

Case Study: Moen Incorporated (pdf) -
Integration von OnBase Document Imaging und Workflow mit dem SAP-System für die Verarbeitung von Rechnungen, Bestellungen und anderen Geschäftsvorgängen

Auf einen Blick

Moen Incorporated konnte mithilfe der Integration von OnBase Document Imaging und Workflow mit dem SAP-System die Verarbeitung von Rechnungen, Bestellungen und anderen Geschäftsvorgängen rationalisieren, während die Kontrolle und Transparenz verbessert wurden.

 

Vorteile

• Reduzierung des Verarbeitungs- rückstandes in der Kreditoren- buchhaltung um 50%

• Erhöhung der Rechnungs- verarbeitung am Hauptstandort, ohne dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen

• Einfache, flexible Integration mit dem bestehenden SAP-System

• Die Transparenz zum Stand der Rechnungs- verarbeitung wird während des gesamten Arbeitsablaufes unterstützt

• Dokumente stehen mehreren autorisierten Mitarbeitern, an jedem beliebigen Standort sofort zur Verfügung

• Das Kopieren von Dokumenten ist nahezu überflüssig geworden

• Die Reaktionszeit bei Dokument- anfragen wird erheblich verkürzt

• Reduzierung manueller Schritte beim Einscannen und schnellere Verfügbarkeit der Dokumente

• Reduzierung der physischen Speicheranforderungen

• Bei Einsatz als unternehmensweite Standardlösung, muss die IT-Abteilung nicht mehrere Lösungen warten

Einsatzbereiche

• Kreditorenbuchhaltung

• Debitorenbuchhaltung

• Transport

 

zus. Produktintegrationen

• SAP® Enterprise 4.7  

• Dokumentenscanner der Canon DR-3060 Serie