Case Study
BMW Group Financial Services

BMW Group Financial Services verbessert Arbeitsabläufe und steigert die Effizienz in der Vertragsabwicklung


In der Automobilindustrie ist es unbedingt notwendig, dass Autohändler und Kunden einen schnellen Zugriff auf die Finanzierung erhalten, damit Autohersteller neue Aufträge und Folgegeschäfte nicht verlieren. Eine verzögerte Auszahlung verlangsamt nicht nur den Verkaufsprozess, sondern weitet auch die finanzielle Last auf die Händler aus. Um eine lebenslange Beziehung mit den Geschäftspartnern aufrechtzuerhalten und Betriebskapital freizusetzen, müssen Darlehensgeber den Vertragsprozess so zügig wie möglich gestalten und die Finanzierung leicht zugreifbar machen.


In vielen Fällen sind papiergebundene Verträge die Ursache für Probleme im Arbeitsablauf. Zeit geht aufgrund der manuellen Verwaltung zahlreicher Belegdokumente, wie zum Beispiel Personalausweise, schriftliche Verträge, Versicherungsformulare und Kreditunterlagen, verloren. Verzögerungen bei der Vertragsübermittlung und unvollständige Vertragspakete können darüber hinaus Arbeitsabläufe aufhalten.


Der Vertragsprozess besteht häufig aus drei bis fünf verschiedenen Schritten. Verträge müssen manuell aufgegeben, an der Rezeption abgegeben, zur richtigen Abteilung weitergeleitet und dann gelagert werden. Einige Anwendungen können sogar die manuelle Bearbeitung von bis zu 20 Belegdokumenten umfassen. Darüber hinaus arbeitet der Durchschnittshändler mit bis zu jeweils 12 ausstehenden Rechnungen. All diese Schritte verzögern die Zeit, mit welcher die Verträge zu den Kunden gelangen.

 

Herausforderungen

 

BMW Group Financial Services bietet derzeit eine Vielfalt an Finanzierungsoptionen zum Kauf von BMW- und MINI-Automobilen für sowohl Privat- als auch Firmenkunden an. Aufgrund der Unterstützung von Autoverkäufen in über 50 Ländern mit einem gesamten Serviceportfolio von fast 3,6 Millionen Verträgen, die eine Größe von 75 Milliarden Euros übertreffen, brauchte die BMW Group Financial Services beträchtliche Koordination und rationalisierte Arbeitsabläufe, um die Abwicklung der Vertragsanträge zu beschleunigen.


„Bis vor Kurzem konnte es bis zu 10 Tage dauern, um ein vollständiges Vertragspaket zu bearbeiten, und dauerte sogar länger, wenn die Pakete nicht vollständig waren“, sagt Bert van den Berg, Prozess- und Qualitätsmanager in den Niederlanden. „Fehler wurden nicht proaktiv gekennzeichnet oder wurden an die entsprechenden Abteilungen zur Klärung weitergeleitet, wodurch der Abschluss hinausgezögert wurde. Wir waren uns vollständig der Tatsache bewusst, dass dies die Zeit war, in welcher der Autohändler keine Auszahlung erhielt und unser Ziel war es, diese Abwicklungszeit zu reduzieren.“

 

Entwicklung

 

BMW Group Financial Services erkannte die Bedeutung der Arbeitsabläufe im Vertragsprozess und wählte daraufhin die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, OnBase, von Hyland Software. Als Ziel sollte eine spürbare Verbesserung in der Wirtschaftlichkeit und in den Finanzgeschäften erreicht werden.


„Wir hatten bereits einen guten Kundendienst“, sagt Stefan Karlsson, BMW-Manager in der Geschäftsentwicklung bei BMW Group Nordic. „Intern wussten wir allerdings, dass unsere Prozesse weiter verbessert werden konnten und zwar genau an der Stelle, wo die Abwicklung von falschen oder unvollständigen Vertragspaketen betroffen war.“


„Aufgrund der Arbeit in so vielen verschieden Ländern und mit drei getrennten Geschäftsfeldern – BMW Group Financial Services, Alphera Financial Services und Alphabet – erkannten wir, dass die Verbesserung der Arbeitsabläufe eine größere Automatisierung der Vertragsprozesse erforderte“, sagt Karlsson.


In 2009 zeichnete die Hauptgeschäftsstelle der BMW Group Financial Services ein ECM-Budget mit zwei wichtigen Vereinbarungen ab: Die Lösung sollte in einer Datenbank sein, und ein gemeinsamer Anbieter sollte in allen Märkten verwendet werden, um die Umsetzungszeit zu minimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Ländern zu erleichtern.

„In 2010 unterschrieben wir einen Vertrag mit Hyland Software für OnBase und ein strukturierter Umsetzungsplan wurde eingeführt“, sagt Van den Berg. „Zwischen Mai und Oktober 2011 wurde die Dokumentenmanagementlösung in fünf Ländern installiert, und zwar in den Niederlanden, Dänemark, Belgien, Schweden und Norwegen.“

 

Lösung

 

„Die OnBase-Lösung reduzierte sofort die Verarbeitungszeiten. Bis Juli wurde die Abwicklungszeit vollständiger Verträge auf fünf Tage verkürzt und dann im August auf drei“, sagt Van den Berg. „Bis September lag die Abwicklungszeit bei etwas über zweieinhalb Tagen. Vollständige, unvollständige und fehlerhafte Vertragspakete werden nun schneller und effektiver abgewickelt.“

 

Beschleunigung des Vertragsprozesses aufgrund automatischer Berichtserstellung
Anstatt auf Kuriere oder Postboten zu warten, werden die Händler informiert, wenn ein Vertragspaket unvollständig ist und ob die angemessenen Maßnahmen getroffen werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Bis vor Kurzem gab es Fragen darüber, wo sich der Antrag im Prozess befand. Nun werden unvollständige Anträge in OnBase gekennzeichnet und eine E-Mail wird an die Händler gesendet, worin diese bezüglich falscher oder fehlender Daten benachrichtigt werden. Dadurch gestaltet sich der Arbeitsablauf proaktiver und die Händler können einfacher und schneller handeln.


„Wir wechselten von einer reaktiven zu einer proaktiven Lösung“, fügt Van den Berg hinzu. „Mithilfe von OnBase können nun alle Papierdokumente automatisch eingescannt und an die richtige Abteilung mittels eines sicheren FTP (File Transfer Protocol) geschickt werden.“

 

Ständige Verbesserungen von schnelleren Bearbeitungszeiten durch Workflow
„Die Lösung ist einfach anzuwenden und beschleunigt deutlich die Abwicklung vollständiger und unvollständiger Verträge“, sagt Van den Berg. „Insgesamt hat die Lösung unsere Erwartungen bei Weitem übertroffen.“


Obwohl BMW Group Financial Services mit den erzielten Ergebnissen zufrieden ist, möchte die Gruppe weiterhin die Arbeitsablaufsverbesserungen antreiben und den Vertragsabwicklungsprozess weiter rationalisieren. Darüber hinaus besteht das Ziel, auf der ECM-Investition aufzubauen, um den Kundendienst und die Vertragsabwicklungszeiten in allen Geschäftsfeldern zu verbessern.


„Der nächste Schritt für BMW Group Financial Services ist es, den Ausbau der Reichweite von OnBase mittels Integration von OnBase in andere Geschäftssysteme sowie die Steigerung des Berichtserstellungseinsatzes fortzusetzen“, sagt Karlsson.

 

OnBase-Vorteile


BMW Group Financial Services kann aufgrund einer flexiblen und leicht konfigurierbaren Lösung wie OnBase die Bearbeitungszeiten um Tage verringern und somit die interne Bearbeitung und die Belastung der Mitarbeiter erleichtern. Mittels ständiger Verfeinerung und Verbesserung der Lösung sinken die Bearbeitungszeiten weiter und erzielen immer größere Kapitalerträge.

BMW Group Financial Services kann dadurch Dienstleistungen mit der höchsten Qualität für Geschäftspartner und -kunden bieten.

Case Study BMW Group

eebos OnBase BMW Group Success Story / Case Study
Case Study BMW Group Financial Services (pdf)

Herausforderungen


• Erschwerung der schnellen Vertragsabwicklung durch Angestellte aufgrund von Papierprozessen

• Komplexitätserhöhung aufgrund der Arbeit in drei verschiedenen Ländern und mit verschiedenen Produktlinien

• Beeinträchtigung der proaktiven Identifizierung von Fehlern

OnBase-Ergebnisse


• Reduzierung der Vertragsbearbeitungszeit von 10 Tagen auf zwei Tage

• Erstellung eines proaktiven statt reaktiven Vertragsprozesses

• Zulassung kontinuierlicher Prozessverbesserungen

• Erhöhung der Prozessqualität

• Erzeugung einer besseren Kontrolle über Dokumente aufgrund elektronischer Ablage